By Solusikita Online Dong in Hiburan —

Panduan Lengkap Pembuatan Surat Usaha Online

Buat kamu pelaku UMKM atau yang mau memulai usaha, memiliki surat keterangan usaha (SKU) menjadi salah satu persyaratan penting saat mengajukan pinjaman modal, mengikuti pameran, atau mendaftar program bantuan pemerintah. Dulu, pembuatan SKU harus ke kantor kelurahan/desa, mengantre lama, dan bisa bolak-balik menyerahkan dokumen. Di era digital, surat keterangan usaha online bisa diurus lewat HP tanpa repot. Yuk, simak panduan lengkap cara membuat SKU online agar usahamu makin lancar dan sah!

Apa Itu Surat Keterangan Usaha dan Fungsinya

1. Definisi SKU

Surat Keterangan Usaha (SKU) adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pemerintah desa atau kelurahan untuk menyatakan keberadaan dan legalitas suatu usaha mikro atau kecil di wilayahnya. Biasanya memuat:

  • Identitas Pemilik: Nama, NIK, dan alamat.
  • Detail Usaha: Jenis usaha, lokasi usaha, dan skala produksi.
  • Masa Berlaku: Biasanya satu tahun sejak terbit.

2. Fungsi SKU bagi Pelaku Usaha

  1. Modal dan Kredit: Mempermudah pengajuan pinjaman di bank atau koperasi karena dianggap bukti keberadaan usaha.
  2. Pameran dan Expo: Persyaratan untuk mendapatkan stan pameran atau mengikuti bazar.
  3. Partner Bisnis: Menunjukkan bahwa usaha resmi dan terpercaya ketika bertransaksi dengan distributor atau pemasok.
  4. Pengajuan Program Bantuan: Syarat utama untuk program bantuan mikro, vaksinasi hewan ternak, atau subsidi input produksi.

Persiapan Dokumen dan Syarat Pembuatan SKU Online

1. Identitas Pribadi dan Usaha

  1. KTP Elektronik: Foto/scan halaman depan yang jelas.
  2. KK (Kartu Keluarga): Opsional, tergantung kebijakan kelurahan.
  3. NPWP Pribadi/Usaha: Jika ada (tidak wajib untuk UMKM mikro).
  4. Foto Lokasi Usaha: 1–2 buah foto yang menunjukkan lokasi fisik (tampak depan atau sudut pintu masuk).
  5. Foto Produk/Jasa: Contoh produk atau kegiatan usaha (opsional, tapi sering diminta untuk verifikasi).

2. Persyaratan Teknikal

  • Akses Internet dan HP/Laptop: Pastikan koneksi stabil agar proses upload dokumen tidak terputus.
  • Format File: JPG/PNG untuk foto (maksimal 2 MB), dan PDF untuk dokumen resmi (maksimal 5 MB).
  • Email dan Nomor HP Aktif: Untuk verifikasi dan menerima notifikasi status permohonan.

3. Memastikan Wilayah Terlayani

Beberapa kelurahan/desa sudah mendukung SKU online melalui Sistem Layanan Publik Digital (dapat bernama “Layanan Desa Terpadu”, “Daring Pelayanan Publik Desa”, atau portal resmi kolaborasi pemerintah daerah). Cek website pemerintah kota/kabupaten atau hubungi kantor kelurahan/desa untuk mengetahui apakah desa kamu sudah terintegrasi layanan online.

Langkah-Langkah Membuat SKU Online

1. Akses Portal Resmi Pelayanan Desa/Kelurahan

  1. Kunjungi alamat website sesuai instruksi kelurahan: misalnya https://desa.namadesa.go.id atau https://pelayanan.kelurahan.xyz.
  2. Pilih menu “Layanan Kependudukan & Usaha” → “Surat Keterangan Usaha”.
  3. Klik tombol “Daftar” atau “Buat Surat Baru”.

2. Buat Akun atau Login

  1. Jika belum punya akun, klik “Registrasi”: masukkan email dan nomor HP, lalu verifikasi dengan kode OTP.
  2. Jika sudah punya, login dengan email/NIK dan password.

3. Isi Formulir Identitas dan Detail Usaha

Formulir umumnya terdiri dari:

  1. Data Pemohon: Nama lengkap, NIK, alamat lengkap, nomor HP, dan email.
  2. Detail Usaha:
    • Nama Usaha: Contoh “Kedai Kopi Surgawi” atau “Bengkel Motor Sejahtera”.
    • Jenis Usaha: Pilih dari daftar (misal: kuliner, kerajinan, jasa reparasi, dsb.).
    • Lokasi Usaha: Alamat lengkap (jalan, RT/RW, kelurahan, kecamatan).
    • Skala Usaha: Mikro (omset ≤50 juta per tahun) atau kecil (omset 50–300 juta per tahun).
    • Jumlah Karyawan (jika ada).
  3. Unggah Dokumen Pendukung:
    • Foto KTP-el.
    • Foto lokasi usaha.
    • Foto produk/jasa (opsional).
    • NPWP (jika ada).

Pastikan semua isian diisi lengkap dan benar, serta dokumen diunggah dengan jelas.

4. Verifikasi Data oleh Petugas Desa/Kelurahan

  1. Setelah form lengkap, klik “Submit”.
  2. Sistem akan menampilkan status “Menunggu Verifikasi”.
  3. Petugas akan memeriksa kelengkapan dokumen dan validitas usaha (biasanya dilakukan kunjungan fisik atau video call, tergantung kebijakan).
  4. Jika data lengkap, status berubah menjadi “Disetujui” dan dokumen SKU digital siap diunduh.
  5. Jika ada kekurangan, kamu akan menerima notifikasi perbaikan dokumen atau informasi tambahan.

5. Unduh dan Cetak SKU Digital

  1. Login kembali ke portal, masuk ke menu “Riwayat Permohonan” atau “Download Surat”.
  2. Pilih permohonan SKU yang sudah berstatus “Disetujui”.
  3. Klik “Unduh” untuk menyimpan file PDF SKU digital.
  4. Jika perlu versi cetak fisik: kirim PDF ke email atau pindahkan ke komputer, lalu cetak di kertas HVS A4.
Catatan: SKU digital biasanya sudah dilengkapi stempel dan tanda tangan elektronik Kepala Desa/Lurah.

Contoh Format SKU

Berikut gambaran isi Surat Keterangan Usaha (SKU):

lessCopyEditPEMERINTAH KOTA/KABUPATEN XXX
KECAMATAN YYY
KELURAHAN/ DESA ZZZ
Jalan …, RT … / RW …, Telp: …

SURAT KETERANGAN USAHA
Nomor: 123/KKU/2025

Yang bertanda tangan di bawah ini, Lurah **ZZZ**, Kecamatan **YYY**, Kabupaten/Kota **XXX**, menerangkan bahwa:

Nama : [Nama Pemilik Usaha]
NIK : [Nomor Induk Kependudukan]
Tempat/Tanggal Lahir : [TTL Pemilik]
Alamat : [Alamat Lengkap Pemilik]
Nama Usaha : [Nama Usaha]
Jenis Usaha : [Jenis Usaha]
Lokasi Usaha : [Alamat Lengkap Usaha]
Skala Usaha : [Mikro/Kecil]

Bahwa yang bersangkutan benar memiliki usaha sebagaimana tersebut di atas sejak tanggal [Tanggal Mulai Usaha] dan sampai saat ini masih aktif beroperasi di wilayah Desa/Kelurahan **ZZZ**. Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan [keperluan pemohon].

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Tempat, Tanggal Penerbitan]

Kepala Desa/ Lurah **ZZZ**,
(…tanda tangan dan stempel…)
[Nama Kepala Desa/Lurah]
NIP: …

Manfaat dan Keuntungan SKU Online

1. Proses Cepat dan Transparan

  • Kamu bisa memantau status permohonan secara real-time, jadi tidak ada misteri apakah dokumen kamu sudah diperiksa atau belum.
  • Notifikasi otomatis memudahkan kamu untuk segera memperbaiki jika ada kekurangan.

2. Mengurangi Kecurangan dan Pungli

  • Karena verifikasi dilakukan secara digital, peluang calo atau pungutan liar dapat diminimalkan.
  • Setiap langkah tercatat dalam sistem, sehingga auditable.

3. Memperkuat Legalitas Usaha

SKU online sudah dilengkapi tanda tangan elektronik, sehingga instansi pemberi bantuan atau lembaga keuangan bisa dengan mudah memverifikasi keaslian SKU.

4. Meningkatkan Kredibilitas di Mata Pelanggan dan Mitra

  • Saat pelanggan melihat SKU resmi, kepercayaan meningkat.
  • Mitra usaha (pemasok, distributor) juga cenderung lebih percaya jika dokumen resmi tersedia secara digital.

Kendala Umum dan Cara Mengatasinya

1. Halaman Error atau Loading Terlalu Lama

  • Penyebab: Server sibuk, koneksi internet lemot, atau portal sedang maintenance.
  • Solusi: Coba akses saat jam sepi (pagi hari sebelum pukul 09.00 atau malam hari setelah pukul 21.00). Jika tetap bermasalah, hubungi admin portal desa/kelurahan melalui WhatsApp resmi.

2. Data Usaha Tidak Valid

  • Penyebab: Foto lokasi usaha tidak sesuai atau alamat belum terdaftar di database desa.
  • Solusi: Berikan foto baru yang jelas menunjukkan pintu masuk usaha, dan pastikan alamat sesuai KTP. Jika alamat belum terdaftar, bawa surat keterangan domisili dari RT/RW.

3. Permohonan Ditolak Tanpa Penjelasan

  • Penyebab: Ada data yang terlewat atau tidak sesuai format.
  • Solusi: Hubungi langsung petugas lewat kolom chat di portal atau mendatangi kantor desa/kelurahan untuk konfirmasi kekurangan.

4. Surat Tidak Muncul di Riwayat

  • Penyebab: Belum klik tombol “Submit” setelah semua kolom terisi.
  • Solusi: Pastikan klik “Submit” dan tunggu notifikasi berhasil. Jika sudah “Disetujui” tetapi tidak muncul link download, coba log out dan login kembali.

Tips Memaksimalkan SKU Online

1. Siapkan Dokumen Digital Sejak Awal

Scan KTP, foto usaha, dan dokumen pendukung dalam satu folder di galeri HP sehingga saat diminta unggah, kamu tinggal pilih tanpa bolak-balik mencari file.

2. Perhatikan Kualitas Foto dan Scan

Gunakan kamera HP dengan resolusi minimal 8 MP, hindari pantulan cahaya yang menyebabkan dokumen blur. Jika perlu, gunakan aplikasi scanner HP (seperti Adobe Scan) agar dokumen terlihat rapi.

3. Simpan Salinan Digital SKU di Berbagai Tempat

Setelah mendapat SKU digital, simpan file di beberapa tempat:

  • Email pribadi (folder “Dokumen Penting”).
  • Google Drive atau OneDrive.
  • Flashdisk atau memori eksternal.

Dengan begitu, jika suatu saat laptop/HP bermasalah, kamu tetap punya backup.

4. Pahami Masa Berlaku dan Proses Perpanjangan

SKU biasanya berlaku selama satu tahun. Catat tanggal terbit di kalender HP agar kamu tidak lupa mengajukan perpanjangan SKU ketika masa berlaku hampir habis. Proses perpanjangan umumnya lebih cepat karena data usaha sudah ada di sistem.

Kesimpulan Naratif

Tips Lengkap Buat Surat Usaha Online sangat mempermudah para pelaku UMKM dalam mengurus dokumen legalitas usaha. Dengan mengikuti langkah-langkah: akses portal desa/kelurahan, isi data lengkap, unggah dokumen, dan tunggu verifikasi, kamu bisa mendapatkan SKU digital tanpa harus antre lama. Dokumen ini berguna untuk mengajukan pinjaman, ikut pameran, atau mendapatkan bantuan pemerintah. Pastikan foto dan data usaha sudah valid, serta perhatikan batas waktu perpanjangan agar SKU kamu selalu aktif. Dengan begitu, usaha milikmu semakin profesional di mata pelanggan, mitra bisnis, dan instansi pemerintahan.