By Solusikita Online Dong in Hiburan —

Cara Registrasi Ijazah Lulusan Luar Negeri Online

Lulusan dari perguruan tinggi luar negeri seringkali perlu registrasi ijazah luar negeri untuk keperluan melamar kerja, melanjutkan studi di dalam negeri, atau mendapatkan layanan pemerintah. Proses registrasi formalitas ini membantu lembaga domestik—seperti universitas, instansi pemerintah, maupun LLDIKTI (Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi)—memverifikasi keaslian dan kesetaraan ijazah luar negeri. Beruntung, kini proses registrasi ijazah luar negeri bisa dilakukan online melalui Sistem Informasi Kemahasiswaan (SIKA DIKTI) atau portal Layanan Konsuler Kemenlu. Di artikel ini, kita akan mengurai secara detail langkah-langkah mendaftarkan ijazah luar negeri, persyaratan, hingga cara mengecek status registrasi online.

Mengapa Registrasi Ijazah Luar Negeri Penting?

1. Validasi Keaslian Ijazah

Sebelum ijazah luar negeri diakui di Indonesia, perguruan tinggi atau instansi pemerintah memerlukan dokumen legalisasi dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) atau Kemenlu—terutama jika akan digunakan untuk studi lanjut atau melamar jabatan fungsional di pemerintahan.

2. Penyetaraan Kualifikasi Pendidikan

Melalui registrasi ijazah luar negeri, Kementerian Ristekdikti (sekarang Kementerian Pendidikan Kebudayaan Ristek dan Teknologi) dapat memberikan penyetaraan kualifikasi akademik—misalnya apakah gelar MBA dari perguruan tinggi asing setara dengan S2 di Indonesia? Penyetaraan penting saat melamar beasiswa atau jabatan publik.

3. Akses Layanan Lainnya

Registrasi ijazah luar negeri adalah syarat utama untuk:

  • Mengajukan NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) bagi calon dosen.
  • Melamar beasiswa dan riset di lembaga pemerintah atau universitas di Indonesia.
  • Pendaftaran pegawai negeri sipil (PNS) atau jabatan fungsional tertentu.

Lembaga dan Platform Terkait Registrasi Ijazah Luar Negeri

Sebelum masuk ke langkah-langkah, pahami lembaga dan platform yang terlibat:

  1. Kemendikbudristek (Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi)
    • Memfasilitasi penyetaraan ijazah melalui PD Dikti (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi).
    • Mengeluarkan surat keterangan penyetaraan ijazah (SKPI-LN) bagi lulusan luar negeri.
  2. Kemenlu (Direktorat Jenderal Protokol dan Konsuler)
    • Memberikan legalisasi konsuler terhadap ijazah dan transkrip nilai yang sudah dilegalisir oleh Kedutaan Besar Indonesia di negara tempat studi.
  3. Kedutaan Besar RI / Konsulat Jenderal RI
    • Melakukan legitimasi awal ijazah di negara asal (misalnya memvalidasi di Depdiknas setempat, lalu melanjutkan ke KBRI untuk legalisasi di Kemenlu).

Tiga lembaga ini bekerja secara berkesinambungan untuk memastikan ijazah luar negeri diakui di Indonesia.

Langkah-Langkah Registrasi Ijazah Luar Negeri Online

Berikut ini urutan tahapan registrasi ijazah luar negeri melalui jalur Kemendikbudristek—yang terutama melibatkan sistem PD Dikti (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi).

1. Legalisasi Ijazah dan Transkrip di Negara Asal

Sebelum bisa di-input ke PD Dikti, pastikan dokumenmu telah melalui proses legalisasi sebagai berikut:

  1. Legalisasi di LLDikti atau Kedutaan Setempat (Opsional)
    • Di beberapa negara, ijazah perlu dilegalisir oleh lembaga pendidikan tinggi setempat (misalnya Kementerian Pendidikan negara tersebut).
    • Setelah itu, lanjutkan ke Kedutaan Besar RI atau Konsulat Jenderal RI di negara tersebut untuk mendapatkan cap dan stempel KBRI.
  2. Pengesahan di Kemenlu Indonesia
    • Surat/ijazah yang sudah dilegalisir di KBRI akan diverifikasi di Kemenlu RI Jakarta (atau kantor Kemenlu terdekat).
    • Setelah diverifikasi, Kemenlu akan mencantumkan cap resmi negara Indonesia yang memvalidasi keaslian dokumen.

2. Scan dan Unggah Dokumen ke Portal PD Dikti

a. Siapkan Dokumen Digital

Sebelum mendaftar, pastikan kamu memiliki versi digital (PDF) dengan format dan ukuran sesuai:

  1. Ijazah Asli (Halaman Depan & Belakang)
    • Format: PDF, maksimal 5 MB, resolusi minimal 300 dpi.
  2. Transkrip Nilai Asli
    • Hanya satu file PDF berisi transkrip lengkap (terdapat mata kuliah, huruf mutu, dan angka kredit).
  3. Surat Keterangan Penyetaraan (jika sudah pernah ada)
    • Jika sebelumnya pernah mengajukan penyetaraan, lampirkan surat tersebut.
  4. Fotokopi KTP dan Paspor
    • Sebagai bukti identitas dan kewarganegaraan.
  5. Pas Foto Lulusan
    • Berwarna, latar belakang merah/biru, ukuran 3×4 atau 4×6 (maksimal 2 MB).

b. Akses Portal PD Dikti

  1. Buka browser, ketik alamat:arduinoCopyEdithttps://pddikti.kemdikbud.go.id
  2. Di pojok kanan atas, pilih “Login” menggunakan akun Student Center (SC) jika sudah ada. Jika belum, kamu perlu membuat akun SC terlebih dahulu.
Cara Membuat Akun Student Center (SC)
  1. Klik “Daftar Akun Baru” atau “Registrasi”.
  2. Isi formulir dengan data:
    • NIM (Jika DULU Pernah Terdaftar di Perguruan Tinggi Dalam Negeri): Jika belum, kosongkan.
    • Nama Lengkap sesuai KTP.
    • Nomor HP/Email Aktif.
    • Password (kombinasi huruf dan angka).
  3. Sistem akan mengirimkan OTP ke email/HP untuk verifikasi.
  4. Setelah verifikasi, akun SC aktif dan kamu dapat login.

c. Memasuki Modul “Layanan Registrasi Ijazah LN”

  1. Setelah login, pada Dashboard SC, pilih menu “Layanan Registrasi Ijazah Luar Negeri” (biasanya terletak di bagian “Layanan Mahasiswa” atau “Layanan Alumni”).
  2. Klik “Permohonan Baru”. Sistem akan menampilkan formulir registrasi ijazah luar negeri.

d. Mengisi Formulir Registrasi

Isikan data-data sebagai berikut:

  1. Data Pribadi Pemohon:
    • Nama Lengkap (sesuai ijazah).
    • NIK (jika sudah punya KTP).
    • Tempat, Tanggal Lahir.
    • Alamat Email dan Nomor HP.
  2. Data Pendidikan Luar Negeri:
    • Nama Perguruan Tinggi Luar Negeri (lengkap dengan alamat).
    • Program Studi/Jurusan (misalnya: Master of Science in Information Technology).
    • Gelar yang Diterima (misalnya: M.Sc.).
    • Tahun Wisuda (format YYYY).
  3. Nama Ijazah (Asli):
    • Judul Ijazah (dalam bahasa Inggris dan/atau bahasa Indonesia tergantung penerbitan).
    • Tanggal Terbit Ijazah (format DD/MM/YYYY).
  4. Tujuan Registrasi (pilih salah satu):
    • Penyetaraan (untuk melanjutkan studi di dalam negeri atau seleksi beasiswa).
    • Pendaftaran Pendidik (untuk NIDN atau jabatan dosen).
    • Keperluan Kerja (lamaran kerja di institusi pemerintah atau asing).
  5. Unggah Dokumen Pendukung:
    • Ijazah Asli (PDF).
    • Transkrip Nilai (PDF).
    • Paspor atau KTP (scan).
    • Surat Keterangan Legalisasi Kemenlu (scan PDF).
    • Pas Foto Lulusan (foto terbaru).
    • Surat Pernyataan (jika diperlukan, misalnya untuk penyetaraan kualifikasi).

Pastikan semua data dan dokumen diunggah dalam format yang benar.

e. Pengajuan Permohonan dan Verifikasi Awal

  1. Klik “Kirim Permohonan” setelah memastikan semua data lengkap.
  2. Sistem akan menampilkan Nomor Registrasi dan Tanggal Pengajuan. Catat nomor tersebut sebagai tanda bukti.
  3. Tim verifikasi PD Dikti akan mengevaluasi dokumen: memeriksa keaslian setelan ijazah dan transkrip, serta validitas Kemenlu. Proses ini biasanya memakan waktu 7–14 hari kerja.
Tip: Pastikan email dan nomor HP yang diinput aktif, karena PD Dikti akan mengirimkan notifikasi via email jika dokumen kurang lengkap atau memerlukan perbaikan.

3. Menunggu Hasil dan Mengunduh Surat Keterangan Penyetaraan

a. Notifikasi dan Verifikasi Lanjutan

  1. Setelah verifikasi awal, PD Dikti akan mengirimkan email bertuliskan:
    • “Dokumen Anda Diterima” atau
    • “Permohonan Ditunda, MoHon Melengkapi Dokumen Berikut…”
  2. Jika permohonan ditunda, silakan perbaiki dokumen sesuai permintaan (misal: transkrip harus diterjemahkan ke bahasa Indonesia) dan unggah ulang di portal.
  3. Jika diterima, kamu akan menerima email “Ijazah Anda Tersedia di Aplikasi Serca Dikti”.

b. Mengunduh Surat Keterangan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri

  1. Kembali ke portal PD Dikti (pddikti.kemdikbud.go.id) dan login.
  2. Pilih menu “Kelaurga & Alumni” → “Riwayat Registrasi Ijazah Luar Negeri”.
  3. Pilih permohonan yang sudah disetujui, klik “Unduh Surat Keterangan”.
  4. File PDF akan terunduh secara otomatis—ini adalah Surat Keterangan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri yang memuat:
    • Nama Lulusan
    • Perguruan Tinggi Asal di Luar Negeri
    • Program Studi/Jurusan dan Gelar
    • Setara dengan Kualifikasi Program Studi dalam Negeri (misal: S1, S2, atau S3)
    • Tanggal Terbit dan Masa Berlaku (biasanya permanen)
Catatan: Surat keterangan ini merupakan dokumen penting yang akan digunakan untuk melamar jabatan fungsional, beasiswa, maupun pendaftaran program studi lanjut di dalam negeri.

4. Legalitas dan Validasi Tambahan (Opsional)

a. Legalisasi Surat Keterangan Penyetaraan

Beberapa instansi, seperti beasiswa luar negeri atau lembaga riset, mungkin meminta legalisasi Surat Keterangan Penyetaraan. Caranya:

  1. Bawa Surat Keterangan Penyetaraan asli dan fotokopi ke Kemenkumham untuk dilegalisir stempel keduataan.
  2. Jika instansi meminta legalisasi Kemenlu, bawa dokumen tersebut ke Direktorat Layanan Konsuler Kemenlu.

b. Pendaftaran di LLDikti (Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi)

Jika tujuan registrasi untuk pendaftaran NIDN sebagai tenaga dosen, setelah mendapatkan Surat Keterangan Penyetaraan, kamu perlu:

  1. Menghubungi LL Dikti wilayah (sesuai lokasi instansi) untuk meminta Surat Keputusan Penyetaraan.
  2. Mengisi formulir Usulan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri di portal SIJIN (Sistem Informasi Ristekdikti).
  3. Setelah diverifikasi, LLDikti akan menerbitkan SK Penyetaraan yang diperlukan untuk proses NIDN.

5. Cara Cek Status Registrasi Ijazah Luar Negeri di Portal PD Dikti

a. Login ke PD Dikti

  1. Kunjungi https://pddikti.kemdikbud.go.id.
  2. Login dengan akun Student Center (SC).

b. Masuk ke Menu “Riwayat Registrasi Ijazah Luar Negeri”

  1. Setelah login, di dashboard SC pilih “Alumni” → “Riwayat Registrasi Ijazah Luar Negeri”.
  2. Di sana akan tampil kolom:
    • Nomor Registrasi
    • Tanggal Pengajuan
    • Status (Proses Verifikasi, Ditunda, Disetujui)
    • Tanggal Penerbitan Surat Keterangan Penyetaraan (jika disetujui)
  3. Jika status “Proses Verifikasi”, artinya dokumen masih diperiksa.
  4. Jika status “Ditunda”, akan muncul keterangan dokumen apa yang kurang.
  5. Jika status “Disetujui”, muncul tautan “Download Surat Keterangan Penyetaraan”.

Tips Mengoptimalkan Proses Registrasi Ijazah Luar Negeri

1. Gunakan Dokumen dengan Kualitas Terbaik

Pastikan foto/scan ijazah dan transkrip memiliki teks yang jelas (tidak blur). Resolusi minimal 300 dpi sangat direkomendasikan agar auditor di PD Dikti dapat membaca tulisan tanpa kesulitan.

2. Perhatikan Terjemahan Dokumen

Semua dokumen seperti ijazah dan transkrip yang aslinya dalam bahasa Inggris perlu diterjemahkan ke Bahasa Indonesia secara resmi oleh Penerjemah Tersumpah. Lampirkan pula dokumen terjemahan bersama ijazah asli.

3. Simpan Nomor Registrasi dengan Baik

Setelah submit permohonan, PD Dikti akan mengeluarkan Nomor Registrasi. Simpan nomor ini di notepad/email untuk melacak status di kemudian hari.

4. Periksa Berkala Email dan Portal PD Dikti

PD Dikti cenderung mengirim notifikasi melalui email jika ada dokumen yang harus dilengkapi. Cek folder Spam/Junk jika notifikasi tidak muncul di inbox utama.

5. Gunakan Browser Terbaru dan Komputer yang Stabil

Proses unggah dokumen memerlukan bandwidth tinggi. Jika koneksi internet tidak stabil, error saat unggah dokumen dapat terjadi. Gunakan laptop/PC dengan koneksi Wi-Fi atau LAN untuk menghindari kegagalan unggah.

Masa Berlaku dan Proses Penyetaraan Ijazah Luar Negeri

1. Masa Berlaku Surat Keterangan Penyetaraan

Pada umumnya, Surat Keterangan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri yang diterbitkan PD Dikti tidak memiliki masa kedaluwarsa jika tidak ada perubahan regulasi. Namun, institusi atau perguruan tinggi penerima dapat meminta pembaruan jika data dianggap usang—misalnya terjadi perubahan nomenklatur program studi.

2. Proses Multitahap Jika Ada Perubahan Regulasi

Jika suatu saat pemerintah mengubah standar penyetaraan, alumni diharuskan melakukan perpanjangan atau pembaharuan dengan mengajukan ulang. Prosesnya sama seperti registrasi awal, tapi dokumen administratif tambahan mungkin dibutuhkan—misalnya bukti pembaruan kurikulum.

Narasi Penutup

Cara Registrasi Online Ijazah Luar Negeri pada dasarnya melibatkan tiga tahap penting: legitimasi dokumen di negara asal, pengajuan di portal PD Dikti, dan legitimasi lanjutan (jika dibutuhkan) di Kemenkumham/Kemenlu. Dengan mengikuti tahap-tahap yang telah diuraikan—mulai persiapan dokumen, pendaftaran akun Student Center, hingga mengunduh Surat Keterangan Penyetaraan—kamu dapat memastikan ijazah luar negeri diakui dan setara di dalam negeri. Jangan lupa untuk selalu menggunakan browser terbaru, mengecek email secara berkala, serta menyimpan nomor registrasi untuk doa masa depan. Semoga panduan ini memudahkan kamu mengurus registrasi ijazah luar negeri dan membuka peluang studi, bekerja, atau meniti karier sebagai tenaga pendidik!