By Solusikita Online Dong in Hiburan —

5 Cara Mengurus Akta Kematian Secara Online

Ketika keluarga mengalami kehilangan, proses mengurus akta kematian bisa terasa berat dan memakan waktu. Untungnya, kini sebagian besar pemerintah daerah telah menyediakan layanan akta kematian online agar urusan administrasi ini lebih cepat dan praktis. Meskipun prosedur secara umum masih memerlukan dokumen fisik, lima cara dalam artikel ini akan membantu kamu memahami opsi pengurusan akta kematian secara online—mulai dari lewat aplikasi Desa atau Kelurahan, portal Disdukcapil, hingga mobile. Yuk, simak langkah-langkah lengkapnya!

Mengapa Perlu Mengurus Akta Kematian Secara Online?

1. Mengurangi Jumlah Kunjungan ke Kantor Pemerintah

Tradisionalnya, mengurus akta kematian mengharuskan keluarga datang langsung ke kantor Disdukcapil bersama bukti fisik ( surat keterangan kematian dari RS, surat keluarga). Dengan akta kematian online, beberapa tahapan awal bisa dilakukan secara daring, sehingga kunjungan fisik hanya pada saat penyerahan dokumen asli dan pengambilan akta jadi.

2. Mempercepat Proses Pelayanan

Layanan daring meminimalkan antrean, sekaligus memudahkan petugas melakukan verifikasi awal dokumen. Berkas yang diajukan secara online akan diverifikasi terlebih dahulu, sehingga saat keluarga datang ke kantor, hanya perlu menyerahkan dokumen fisik yang sudah terdaftar.

3. Meningkatkan Efisiensi Administrasi

Pengajuan secara online membuat data kematian terekam secara digital di SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan), sehingga memudahkan Pemda memantau statistik kematian secara real-time. Selain itu, validasi data juga lebih cepat, membantu mencegah manipulasi atau kesalahan data.

5 Cara Mengurus Akta Kematian Secara Online

Berikut lima cara yang bisa kamu tempuh, disusun dari langkah awal pendaftaran daring hingga pengambilan akta fisik:

1. Melalui Aplikasi Mobile “DesaKu” atau Portal Desa/Kelurahan

Banyak desa/kelurahan kini menggunakan aplikasi semacam “DesaKu” untuk mengelola administrasi kependudukan.

a. Unduh dan Login Aplikasi

  1. Unduh Aplikasi “DesaKu” (Android) atau cari “Desa Digital [Nama Desa]” di Play Store.
  2. Registrasi akun menggunakan Nomor KTP almarhum dan data pemohon (keluarga).
  3. Verifikasi melalui OTP yang dikirim ke nomor HP kamu.

b. Isi Formulir Pengajuan Akta Kematian

  1. Pilih menu “Layanan Kependudukan” → “Akta Kematian”.
  2. Isilah data almarhum:
    • Nama Lengkap, NIK, Tempat, Tanggal Lahir, Alamat Terakhir.
    • Nama Pemohon: Biasanya ahli waris (suami/istri/anak/keluarga terdekat).
    • Status Hubungan: Misalnya anak, istri, atau orang tua.
  3. Unggah dokumen pendukung:
    • Foto Surat Keterangan Kematian yang diterbitkan oleh rumah sakit atau puskesmas.
    • Scan KTP Almarhum (opsional, jika masih ada).
    • Kartu Keluarga (KK) yang memuat almarhum.
  4. Klik “Submit” untuk mengirim permohonan akta kematian.

c. Verifikasi dan Penjadwalan Verifikasi Fisik

  1. Petugas desa/kelurahan akan memeriksa dokumen secara online.
  2. Jika data lengkap, keluarga akan menerima jadwal verifikasi dokumen fisik (pemeriksaan fisik kelengkapan seperti KK asli, KTP almarhum, dan surat keterangan kematian asli).
  3. Keluarga cukup datang sesuai jadwal yang telah ditentukan, tanpa antre lama.

d. Pengambilan Akta Kematian Fisik

  1. Setelah verifikasi fisik selesai, petugas desa/kelurahan akan menerbitkan akta kematian digital di aplikasi.
  2. Download PDF akta kematian digital untuk keperluan sementara—misalnya mengurus asuransi atau klaim BPJS.
  3. Untuk akta fisik, keluarga dapat mengambilnya ke kantor desa/kelurahan sesuai jadwal yang diinformasikan (biasanya 3–5 hari kerja pasca verifikasi fisik).

2. Melalui Portal Resmi Disdukcapil Kabupaten/Kota

Bila desa belum terintegrasi aplikasi digital, Disdukcapil kabupaten/kota umumnya menyediakan portal pendaftaran akta kematian online.

a. Cari Situs Resmi Disdukcapil

  1. Gunakan mesin pencari Google dengan kata kunci “Disdukcapil [Nama Kota/Kabupaten]”.
  2. Pilih situs yang beralamat .go.id, misalnya https://disdukcapil.jakarta.go.id atau https://dukcapil.surabaya.go.id.

b. Akses Menu Layanan Akta Kematian

  1. Pada halaman utama situs, cari menu “Pelayanan Online” atau “Layanan Kependudukan”.
  2. Pilih sub-menu “Akta Kematian”.

c. Isi Formulir Online

Isikan data berikut secara lengkap:

  • Identitas Almarhum: Nama, NIK, TTL, Jenis Kelamin, Agama, Pekerjaan.
  • Waktu dan Tempat Kematian: Tanggal (format DD/MM/YYYY), jam, dan lokasi (rumah/rumah sakit).
  • Identitas Pemohon: Nama, NIK, alamat, hubungan dengan almarhum.
  • Penyebab Kematian (jika ada, tidak wajib).
  • Unggah Dokumen Pendukung:
    • Surat Keterangan Kematian Asli (scan atau foto).
    • KTP Almarhum (jika masih ada) atau keterangan lain semisal RR (Ringkasan Register).
    • KK Asli keluarga (yang memuat NIK almarhum).

d. Submit dan Proses Verifikasi

  1. Klik “Kirim Permohonan”, lalu sistem akan memberikan Nomor Registrasi Permohonan.
  2. Petugas Disdukcapil akan memverifikasi dokumen secara elektronik.
  3. Setelah verifikasi awal selesai (biasanya 1–2 hari kerja), petugas akan menjadwalkan verifikasi dokumen fisik di kantor Disdukcapil.

e. Verifikasi Dokumen Fisik

  1. Keluarga atau kuasa hukum wajib datang membawa:
    • Surat Keterangan Kematian Asli (dari RS/Instansi Kesehatan).
    • KK Asli dan KTP almarhum (jika masih ada).
    • KTP Pemohon (asli dan fotokopi).
  2. Petugas akan memeriksa dokumen fisik, menyesuaikan data, dan mencatat tanggal legalisasi.

f. Akhir Proses: Pengambilan Akta Kematian Fisik

  1. Setelah verifikasi fisik, Disdukcapil akan menerbitkan akta kematian dalam bentuk PDF yang dapat diunduh sementara.
  2. Waktu penerbitan fisik akta kematian biasanya 3–5 hari kerja setelah verifikasi fisik.
  3. Keluarga dapat mengambil akta kematian di kantor Disdukcapil dengan membawa bukti pengajuan dan KTP pemohon.

3. Menggunakan Aplikasi Mobile “SIPDA” (Sistem Informasi Pelayanan Daring Kabupaten/Kota)

Beberapa daerah—terutama di Jawa Timur dan Jawa Barat—mengembangkan SIPDA (Sistem Informasi Pelayanan Daring) untuk memfasilitasi semua jenis administrasi, termasuk akta kematian.

a. Unduh dan Registrasi Aplikasi

  1. Cari aplikasi “SIPDA [Nama Kabupaten/Kota]” di Play Store.
  2. Registrasi menggunakan NIK dan nomor HP serta email untuk verifikasi.

b. Pilih Layanan “Akta Kematian”

  1. Buka aplikasi, temukan menu “Kependudukan” → “Akta Kematian”.
  2. Klik “Buat Permohonan Baru”.

c. Isi Formulir Pengajuan

  1. Data Almarhum: Nama lengkap, NIK, TTL, alamat spesifik.
  2. Data Pemohon: Nama, NIK, alamat, dan hubungan dengan almarhum.
  3. Unggah Dokumen:
    • Surat Keterangan Kematian (foto/foto PDF).
    • KK Asli (foto/scan).
    • KTP almarhum (jika ada).
    • KTP Pemohon (foto/scan).
  4. Klik “Kirim”, kemudian aplikasi akan menampilkan Nomor Antrian Digital.

d. Notifikasi Status dan Jadwal Verifikasi

  1. Aplikasi akan mengirimkan notifikasi (push notification) jika permohonan sudah diverifikasi secara elektronik.
  2. Setelah verifikasi, jadwal verifikasi fisik akan dikirim melalui notifikasi.

e. Verifikasi Fisik dan Pengambilan Akta

Sama seperti cara portal Disdukcapil, keluarga hanya perlu hadir sesuai jadwal (menghindari antrean) dengan KK dan KTP almarhum asli. Setelah verifikasi, aplikasi akan mengirimkan notifikasi “Akta Kematian Digital Siap Diunduh”.

4. Mengurus Akta Kematian via E-Mail Resmi Disdukcapil

Beberapa Disdukcapil juga menerima pengajuan melalui e-mail resmi. Ini cocok jika kamu tidak nyaman menggunakan aplikasi atau portal, tapi masih ingin mengurus secara daring.

a. Dapatkan Alamat E-mail Resmi Disdukcapil

  1. Cari situs web Disdukcapil kabupaten/kota.
  2. Temukan alamat e-mail khusus layanan akta kematian, misalnya:cssCopyEditakta.kematian@dukcapil.[namakota].go.id

b. Persiapkan Berkas dalam Format PDF

  1. Surat Keterangan Kematian (scan PDF).
  2. KK Asli (scan seluruh halaman KK, simpan dalam satu file PDF).
  3. KTP Almarhum (scan KTP-el jika masih ada).
  4. KTP Pemohon (scan).
  5. Surat Pernyataan Ahli Waris (jika diperlukan).

c. Kirim E-Mail dengan Subjek yang Jelas

  1. Subjek e-mail misalnya:lessCopyEditPermohonan Akta Kematian: [Nama Almarhum] – NIK [16 digit]
  2. Dalam badan e-mail, tuliskan:
    • Identitas Almarhum: Nama, NIK, TTL, Alamat Terakhir.
    • Identitas Pemohon: Nama, NIK, hubungan, dan nomor HP.
    • Penjelasan Singkat: Sebab keterlambatan pengajuan (jika ada).
  3. Lampirkan semua berkas PDF yang sudah dipersiapkan di atas.

d. Tunggu Konfirmasi dan Proses Verifikasi

  1. Petugas Disdukcapil akan membalas e-mail dengan instruksi verifikasi fisik (alamat kantor, hari, dan jam).
  2. Setelah keluarga hadir dan verifikasi selesai, petugas akan mengirimkan link download akta kematian digital via e-mail.
  3. Untuk akta fisik, keluarga dapat mengambil langsung di kantor Disdukcapil sesuai jadwal yang ditentukan.

5. Layanan e-KTP & Akta Kematian di Aplikasi “Dishub-Populer” (Beberapa Daerah)

Di beberapa provinsi, Dinas Kependudukan bekerja sama dengan Dinas Perhubungan merilis aplikasi terpadu bernama “Dishub-Populer” (Popular Pelayanan Publik). Selain layanan SIM dan STNK, aplikasi ini juga menyediakan menu Akses Kependudukan, termasuk akta kematian.

a. Unduh Aplikasi “Dishub-Populer [Nama Provinsi]”

  1. Arahkan ke Play Store, ketik “Dishub Populer [Provinsi]”.
  2. Install dan buka aplikasi.

b. Registrasi Akun dan Verifikasi

  1. Masukkan NIK Pemohon, Nomor HP, dan Email.
  2. Kirim OTP lewat SMS, lalu verifikasi untuk mengaktifkan akun.

c. Pilih Layanan “Akta Kematian”

  1. Buka menu “Pelayanan Kependudukan” di dashboard aplikasi.
  2. Pilih “Akta Kematian”.

d. Isi Formulir Online

Formulir pada aplikasi “Dishub-Populer” ini serupa dengan portal Disdukcapil:

  • Data Almarhum
  • Data Pemohon
  • Unggah Dokumen Pendukung: Surat keterangan kematian, KK, dan KTP almarhum.

e. Konfirmasi Jadwal Verifikasi

  1. Setelah submit, aplikasi mengirimkan notifikasi bahwa permohonan diterima.
  2. Petugas akan mengirim link jadwal verifikasi fisik.

f. Unduh Akta Kematian Digital dan Pengambilan Fisik

  1. Bila permohonan sudah selesai diverifikasi, kamu bisa mengunduh Akta Kematian Digital dalam format PDF.
  2. Untuk akta fisik (kertas resmi berstempel), kunjungi kantor dinas kependudukan sesuai jadwal.

Persyaratan Dokumen dan Biaya Akta Kematian Online

Persyaratan Dokumen Umum

  1. Surat Keterangan Kematian Asli
    • Dikeluarkan oleh rumah sakit, puskesmas, atau desa/kelurahan setempat jika kematian terjadi di luar fasilitas kesehatan.
  2. KTP Elektronik (KTP-el) Almarhum
    • Jika sudah hilang, sertakan keterangan dari keluarga yang disahkan Lurah/Desa.
  3. Kartu Keluarga Asli
    • Kartu Keluarga yang memuat data almarhum.
  4. KTP Pemohon (Ahli Waris)
    • Bisa suami/istri, anak, orang tua, atau keluarga terdekat.
  5. Surat Pernyataan Ahli Waris (jika diperlukan)
    • Menyatakan bahwa ahli waris setuju untuk memproses akta kematian sesuai ketentuan.

Biaya Pengurusan Akta Kematian

  • Mayoritas daerah menerapkan gratis biaya administrasi untuk akta kematian, karena diatur dalam Peraturan Presiden (Perpres) mengenai “Kebijakan Administrasi Kependudukan”.
  • Namun, biaya materai (Rp10.000) untuk surat pernyataan ahli waris masih berlaku di sebagian wilayah.
  • Jika kamu mencetak akta kematian di luar kantor Disdukcapil (misalnya di percetakan), biaya fotokopi dan cetak menjadi tanggungan sendiri.
Catatan: Selalu cek situs resmi Disdukcapil kabupaten/kota terkait kebijakan biaya terbaru, karena tiap daerah dapat memiliki kebijakan khusus.

Tips Mengurus Akta Kematian Online dengan Lancar

1. Persiapkan Dokumen Digital dengan Baik

Scan dokumen dengan resolusi minimal 300 dpi agar teks terbaca jelas. Jika foto dokumen buram, proses verifikasi akan tertunda.

2. Pastikan Format File Sesuai

Biasanya yang diterima adalah PDF (maks. 5 MB) untuk dokumen teks dan JPG/PNG (maks. 2 MB) untuk foto. Jika file terlalu besar, kompres menggunakan situs seperti Smallpdf atau ILovePDF.

3. Simpan Bukti Pengajuan Online

Ambil screenshot atau simpan nomor registrasi/nomor antrian digital setelah submit. Ini berguna saat kamu perlu mengkonfirmasi status pengajuan.

4. Rencanakan Waktu Verifikasi Fisik

Setelah verifikasi online selesai, biasanya keluarga akan dijadwalkan verifikasi fisik dalam kurun 1–2 hari kerja. Pastikan membawa semua dokumen asli sesuai jadwal agar tidak perlu bolak-balik.

5. Manfaatkan Notifikasi Aplikasi

Jika menggunakan aplikasi mobile, aktifkan notifikasi push agar tidak ketinggalan update status. Hal ini membantu mempersingkat waktu dan mencegah antrean fisik yang panjang.

Proses Paska-Perolehan Akta Kematian

1. Mengurus Perubahan Kartu Keluarga

Setelah menerima akta kematian, keluarga perlu melakukan pembaruan kartu keluarga secara online jika daerah mendukung, atau datang ke kelurahan:

  1. Bawa KK Asli lama, KTP almarhum (jika masih ada), dan Akta Kematian Asli.
  2. Petugas akan mencoret nama almarhum di KK dan menerbitkan KK baru yang sudah terupdate.

2. Penyampaian kepada Instansi Terkait

  • Bank dan Asuransi: Sertakan akta kematian untuk klaim asuransi jiwa atau perbaikan data nasabah.
  • BPJS Kesehatan: Laporkan kematian peserta agar tagihan iuran dihentikan.
  • Kantor Pajak: Jika almarhum memiliki NPWP, laporkan saat SPT Tahunan sebagai data terakhir.

3. Legalisasi Akta Kematian (Jika Diperlukan)

Beberapa institusi, khususnya bank asing atau lembaga luar negeri, meminta legalisasi akta kematian melalui Kemenkumham (Kementerian Hukum dan HAM).

  1. Siapkan akta kematian asli yang sudah dilegalisir Disdukcapil setempat.
  2. Datang ke Kantor Kemenkumham Regional sesuai wilayah, lengkapi dokumen permohonan legalisasi.
  3. Bayar biaya legalisasi (biasanya Rp20.000–Rp50.000 per lembar).
  4. Setelah beberapa hari, akta kematian yang sudah dilegalisir siap diambil.

Istilah Penting Seputar Akta Kematian Online

Dalam proses akta kematian online, kamu akan bertemu istilah-istilah berikut:

  • SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan): Tempat data kematian terekam secara digital.
  • Rest In Peace (RIP): Meski bukan istilah resmi administrasi, sering muncul di formulir digital sebagai kolom “keterangan lain”.
  • e-Kematian: Bentuk digital akta kematian yang bisa diunduh dalam format PDF.
  • SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian): Kadang diminta jika penyebab kematian berkaitan dengan kriminalitas.
  • Legalitas Dokumen Digital: Tanda tangan elektronik dan nomor verifikasi sebagai bukti keaslian.

Narasi Penutup

Cara Mengurus Akta Kematian Online memang terkadang mengharuskan keluarga melakukan beberapa langkah berantai—mulai registrasi daring, verifikasi fisik, hingga pengambilan akta. Namun, dengan memahami lima cara di atas—melalui aplikasi desa/kelurahan, portal Disdukcapil, aplikasi SIPDA, e-mail, hingga Dishub-Populer—kamu dapat memilih opsi yang paling sesuai dengan kondisi. Persiapkan dokumen digital dengan baik, ikuti instruksi verifikasi fisik sesuai jadwal, dan jangan lupa melakukan pembaruan KK setelah menerima akta kematian. Semoga panduan ini membantu keluarga kamu melewati proses administratif dengan lebih ringan dan efisien, serta mempercepat penyelesaian urusan pasca-kehilangan.